Geheimhouding bij mediation

Wat zijn de regels voor geheimhouding bij mediation?

Aan het begin van de mediation teken je de mediationovereenkomst. Daarin spreek je geheimhouding af, vanaf dat moment. Er zijn drie regels over die geheimhouding bij mediation:

1. De geheimhouding geldt alleen voor wat er nieuw is of wordt gezegd in de mediation.
Alles wat voor de mediation al bekend was of bekend had kunnen zijn, wordt niet “besmet” door de geheimhouding.

2. De geheimhouding blijft gelden, ook ná de mediation.
Uiteraard niet voor nieuwe dingen die ná de mediation bekend worden. Maar wel voor alles wat gedurende het mediationtraject besproken is.

3. De partijen kunnen samen bepalen wat niet onder de geheimhouding valt.
Wanneer de partijen het samen eens zijn kun je op elke manier afwijken van de geheimhouding bij mediation. Overigens is de mediator ook een partij bij deze afspraken. Het kan dus zijn dat de mediator niet akkoord gaat met het afschaffen van de geheimhouding, terwijl partijen dat wel willen.

Een voorbeeld
Dit gebeurde recent met één van onze mediators. Bij aanvang van de mediation zei de werknemer strijdvaardig “Wat een onzin, die geheimhouding, ik heb niets te verbergen, jullie toch ook niet? Nou, dan schaffen we dat af toch!”. De werkgever ging hier aarzelend mee akkoord. Dat kan op zo’n moment ook nauwelijks anders, want als je zegt dat je het wél wil, lijkt het alsof je iets te verbergen hebt.

De mediator greep toen in en zei dat zij er wél aan hechtte om geheimhouding af te spreken. Zij legde uit dat mensen soms heel emotioneel in een mediation worden en dan dingen zeggen waar ze later spijt van krijgen. Ook kan het zijn dat een deelnemer niet het achterste van de tong durft te laten zien wanneer er geen geheimhouding is. De partijen gingen vervolgens akkoord met de geheimhouding.

Waarom geheimhouding bij mediation?

Wanneer mensen in een conflict zitten is er vaak weinig vertrouwen in de ander. Dit maakt dat het moeilijk is om je kwetsbaar op te stellen. Het voelt als een groot risico om al je kaarten te laten zien. Het voelt onveilig om te vertellen hoe het met jou gaat en wat de situatie met jou doet. De ander, de vijand, zal daar wel misbruik van maken of je uitlachen, is de gedachte. En tegelijkertijd zijn dat wel vragen die de mediator gaat stellen. Het zijn vragen die vaak voor beweging en een oplossing zorgen. 

Daarom wordt er geheimhouding bij mediation afgesproken. Zodat deelnemers het achterste van hun tong durven laten zien. Daarom neemt een mediator dit ook serieus en wijkt hij er niet snel van af.

Wat valt er wel en niet onder de geheimhouding bij mediation?

Zoals hierboven al staat: alles wat nieuw ter tafel komt vanaf het tekenen van de mediationovereenkomst tot de beëindiging van de mediation valt onder de geheimhouding bij mediation.

Valt het bestaan van de mediation zelf onder de geheimhouding bij mediation?

Nee, tenzij je dit samen afspreekt. Je mag dus tegen anderen zeggen dat je met iemand in mediation bent. Dit is logisch, want het voorstel en de acceptatie van mediation hebben plaatsgevonden voordat de mediationovereenkomst getekend werd. 

Valt de vaststellingsovereenkomst aan het eind van de mediation onder de geheimhouding?

Ja, tenzij je daar samen iets anders over afspreekt. De mediator zal dit altijd met jullie bespreken: welke afspraken willen jullie met anderen kunnen delen en welke niet. Wel zul je de vaststellingsovereenkomst altijd aan een rechter mogen voorleggen wanneer je vindt dat de ander zich er niet aan houdt. 

In veel arbeidsconflicten zal een deel van de afspraken ook met HR of elders in de organisatie gedeeld moeten worden. Dit spreek je dan af. Ook moet een werknemer bij een beëindiging van het dienstverband de vaststellingsovereenkomst aan het UWV kunnen laten zien. Ook dit spreek je dan af.

Wat betekent geheimhouding bij mediation voor anderen die niet aan de mediation deelnemen?

Mag ik de mediation met mijn partner bespreken?

Nee, ook dat niet, tenzij je daar iets anders over afspreekt. De mediator zal dit met jullie bespreken bij het ondertekenen van de mediationovereenkomst, aan het begin van de mediation. Meestal is het geen probleem wanneer een deelnemer de inhoud van de mediation met een partner wil bespreken. Wanneer de wederpartij daarmee akkoord gaat, zal de mediator schriftelijk bevestigen dat de mediation met de partner besproken kan worden. Voor de partner geldt dezelfde geheimhouding als voor de deelnemer. Soms laat de mediator de partner ook tekenen voor geheimhouding.

Overigens heeft niet iedereen behoefte aan het betrekken van de partner. Voor de één is het essentieel: de partner is al op de hoogte van alles en is zijn klankbord. Voor de ander juist niet: de partner is de rustige thuishaven die niets met het conflict te maken heeft.

Soms blijkt overleg met de partner een probleem, wanneer de partner ook in het bedrijf werkt of, en dit is waargebeurd, wanneer de partner een kapperszaak heeft en de werkgever al meerdere keren verhalen van de werkvloer via de kapper terug heeft gekregen.

Wat gebeurt er als iemand zich niet aan de geheimhouding bij mediation houdt?

Het gebeurde laatst weer: de mediator werd door een briesende werknemer opgebeld omdat de werkgever iets uit de mediation met HR had besproken. Wat was er gebeurd? In de mediation had de medewerker gevraagd of de werkgever kon regelen dat hij zijn vakantiedagen van het vorige jaar uitbetaald kon krijgen. De werkgever had hier geen ja en geen nee op gezegd: hij wilde eerst de hele situatie opgelost hebben voordat hij zich ergens aan verbond.

Twee dagen later kreeg de werknemer een mailtje van HR met de werkgever en de leidinggevende in cc waarin HR liet weten dat het volgens de personeelsvoorwaarden niet mogelijk was om die vakantiedagen uit te betalen. De werknemer eiste van de mediator dat die de werkgever een tik op de vingers zou geven.

De wettelijke gevolgen van het doorbreken van de geheimhouding.

Wanneer iemand zich niet aan de geheimhouding bij mediation houdt, houdt diegene zich niet aan een afspraak/contract dat hij gesloten heeft. Hierdoor wordt hij aansprakelijk voor de schade die de ander hierdoor leidt. Stel je voor, ik ben jouw loodgieter en wij sluiten een deal dat ik de leidingen in jouw badkamer waterdicht zal aanleggen. Als deze niet waterdicht blijken te zijn en gaan lekken, ben ik aansprakelijk voor de waterschade. Ik zei dat ik iets zou doen, maar deed dat niet en daar heb jij nu schade van.

En hier zie je meteen de moeilijkheid: bij het doorbreken van de geheimhouding is de ander dus aansprakelijk voor de schade die daardoor ontstaat. Voor jou betekent dit dat je die schade hard moet maken en ermee naar de rechter moet. Niet makkelijk en een hoop gedoe. Vanuit dit perspectief is de geheimhouding bij mediation dus een beetje een papieren tijger. 

Kun je een boetebeding afspreken?

Je zou een boetebeding af kunnen spreken waarin je zegt dat iemand direct € 1000,- boete krijgt bij het doorbreken van de geheimhouding. Dan hoef je geen schade aan te tonen. Wel moet je nog steeds het doorbreken van de geheimhouding zelf aantonen en dat is vaak ook al niet makkelijk. Daarbij komt dat er meestal zo weinig vertrouwen aan het begin van de mediation is dat niemand zo’n boetebeding zal willen tekenen. En ook de mediator zal hier heel terughoudend in zijn, omdat het vooral voer voor nieuwe conflicten is, in plaats van een stap in de richting van een oplossing.

De praktische gevolgen van het doorbreken van geheimhouding bij mediation.

De mediator zal de ontstane situatie gezamenlijk bespreken en met de deelnemers bekijken of ze nog verder kunnen en willen gaan met de mediation. Ook de mediator zelf weegt dit af. Wij deden ooit een mediation waarbij het verslag van de eerste mediationbijeenkomst in de lokale krant was verschenen. Toen heeft de mediator zelf gezegd dat hij niet verder ging met de mediation, omdat hij op die manier geen veilige omgeving kon creëren die nodig was om tot een oplossing te komen.

In het voorbeeld hierboven, met de mail van HR over de vakantiedagen, heeft de mediator de situatie met beide partijen besproken. De werknemer was vooral boos omdat hij de vakantiedagen niet uitbetaald kreeg. Het feit dat de werkgever zich niet aan de geheimhouding had gehouden was een goede stok om mee te slaan, maar loste zijn probleem niet op. De werkgever had snel het één en ander uit willen zoeken, maar begreep dat hij dit niet zo had mogen doen. Beiden wilden wel verder met de mediation.

Voor het vervolg van de mediation werd de HR-medewerker in de geheimhouding betrokken. Uiteindelijk werd er een beëindiging van de arbeidsovereenkomst afgesproken waarin de werknemer wél die vakantiedagen uitbetaald kreeg.

Wil je nog meer weten over de geheimhouding bij mediation? Kijk dan eens op de Werkwijzer Arbeidsmediation.

Hoe omzeil je de geheimhouding bij mediation na een onderhandeling?

Wij deden onlangs een mediation waarin lang onderhandeld werd over de beëindiging van een arbeidsovereenkomst. De mediation had drie maanden geduurd, eindigde zonder overeenstemming en vervolgens gingen partijen naar de rechter. De werkgever was bang dat de rechter zou zeggen dat hij niet hard genoeg zijn best had gedaan terwijl hij vond dat dat wel zo was. Hij had namelijk in de mediation een flink bod gedaan, maar dat kon hij bij de rechter niet inbrengen, want dat viel onder de geheimhouding bij mediation.

De werkgever had een slimme advocaat: meteen na het beëindigen van de mediation deed de werkgever nóg een keer hun laatste voorstel, maar nu buiten de mediation om. Hierdoor viel het niet meer onder de geheimhouding en kon het dus bij de rechter ingebracht worden.

Hier is niets mis mee: het is niet informatie van de andere kant, het is jouw eigen standpunt dat je daarmee aan de mediation onttrekt en dat mag. 

Result Mediation en de geheimhouding bij mediation

Result Mediation kan jou helpen bij vragen over de geheimhouding bij mediation. Doordat wij een groot kantoor zijn, is er altijd iemand beschikbaar om over jouw specifieke situatie na te denken. Daarnaast kan er gezocht worden naar de mediator wiens aanpak het best bij jouw situatie en wensen past. Draag een conflict niet met je mee, maar los het op!