Advocaatkosten bij exit mediation — onbelast vergoeden via de WKR?

Wat is exit mediation?

Een exit mediation is een arbeidsmediation die eindigt met een vaststellingsovereenkomst (VSO) waarmee het dienstverband in onderling overleg wordt beëindigd. Dit gebeurt in ongeveer de helft van alle arbeidsmediations. Kenmerkend is dat beide partijen zelf beslissen over de uitkomst — er is geen rechter aan te pas gekomen.

Tijdens een exit mediation worden afspraken gemaakt over onder andere de beëindigingsdatum, de transitievergoeding, eventuele aanvullende vergoedingen en de referentie. In sommige gevallen worden ook de juridische kosten van de werknemer vergoed door de werkgever. De vraag is dan: kan die vergoeding onbelast worden uitbetaald?

Werkkostenregeling (WKR)

Sinds 1 januari 2015 geldt voor alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR). De WKR houdt in dat alle vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in het kader van de dienstbetrekking doet, in beginsel worden aangemerkt als loon. Sommige vergoedingen vallen onder een gerichte vrijstelling (zoals de reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer). Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, kan de werkgever de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van de zogeheten vrije ruimte.

De vrije ruimte bedraagt in 2024 en 2025 1,92% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom, en 1,18% over het meerdere. Als de vrije ruimte niet volledig is benut, is de werkgever geen eindheffing verschuldigd en ontvangt de werknemer de vergoeding netto.

Juridische kosten bij exit mediation

Vóór de invoering van de WKR was het mogelijk de werknemer een vrije vergoeding toe te kennen voor zijn juridische kosten bij ontslag. Onder de WKR is deze vrije vergoeding niet teruggekomen als gerichte vrijstelling. Dit betekent dat als de werkgever de juridische kosten netto wil vergoeden, deze vergoeding in principe loon is voor de werknemer.

De vraag is of de vergoeding kan worden overgeheveld naar de vrije ruimte van de WKR. Het probleem is dat de Wet op de loonbelasting 1964 bepaalt dat loon alleen als eindheffingsloon kan worden aangewezen als er sprake is van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Vergoedingen in het kader van ontslag worden echter fiscaal aangemerkt als loon uit vroegere dienstbetrekking — er staat immers geen directe tegenprestatie tegenover.

De handreiking van de Belastingdienst

Om dit praktische probleem op te lossen heeft de Belastingdienst een handreiking opgenomen in het Handboek loonheffingen. Onder bepaalde voorwaarden mag de vergoeding van advocaatkosten toch ten laste worden gebracht van de vrije ruimte, ook al biedt de wet daar strikt genomen geen ruimte voor.

De voorwaarden zijn:

• De vergoeding vindt gelijktijdig plaats met de uitbetaling van het reguliere salaris. Dit betekent dat als de werkgever de werknemer naast loon uit vroegere arbeid ook regulier loon uitbetaalt (waarop de arbeidskorting van toepassing is), de vergoeding mag worden aangewezen als eindheffingsloon. In de praktijk: de vergoeding moet worden uitbetaald in hetzelfde loontijdvak als het reguliere salaris, al dan niet gecombineerd met de eindafrekening van vakantiegeld en vakantiebijslag.

• Er wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. De vergoeding mag niet ongebruikelijk zijn. De Belastingdienst hanteert hiervoor een maximumbedrag. Raadpleeg voor het actuele maximumbedrag het geldende Handboek loonheffingen of uw belastingadviseur, aangezien dit bedrag jaarlijks kan worden geïndexeerd.

Praktisch advies

Wilt u als werkgever de advocaatkosten van een werknemer vergoeden bij een exit mediation? Houd dan rekening met het volgende:

• Controleer of de vrije ruimte van de WKR nog niet volledig is benut

• Betaal de vergoeding uit in hetzelfde loontijdvak als het reguliere salaris

• Houd het bedrag binnen het door de Belastingdienst gehanteerde maximum

• Leg de afspraak schriftelijk vast in de vaststellingsovereenkomst

• Raadpleeg bij twijfel een belastingadviseur of salarisadministrateur

Veelgestelde vragen

Moet de werkgever altijd de advocaatkosten van de werknemer betalen?

Nee, daar is geen wettelijke verplichting toe. Het is een onderhandelingspunt bij de exit mediation. In de praktijk vergoedt de werkgever deze kosten regelmatig als onderdeel van de totale beëindigingsafspraken.

Wat als de vrije ruimte al volledig is benut?

Dan wordt de vergoeding aangemerkt als belast loon voor de werknemer, of moet de werkgever 80% eindheffing afdragen over het bedrag boven de vrije ruimte. Dit maakt de vergoeding aanzienlijk duurder. Plan de uitbetaling bij voorkeur vroeg in het jaar wanneer de vrije ruimte nog beschikbaar is.

Geldt dit ook voor andere juridische kosten, zoals een jurist in plaats van advocaat?

De handreiking van de Belastingdienst spreekt over advocaatkosten, maar in de praktijk worden kosten van een jurist of rechtsbijstandverlener op vergelijkbare wijze behandeld. Raadpleeg uw belastingadviseur voor zekerheid in uw specifieke situatie.